Hoy la gestión documental se ha transformado en parte fundamental de toda organización, pero la pequeñas y medianas empresas son las mayores beneficiadas al momento de contar un sistema de gestión documental digital.
Este 10 de marzo, el diario El Mercurio lanzo un suplemento dedicado a la gestión documental donde se dan a conocer las ventajas para las pequeñas y mediana empresas de tener este proceso de forma digital.
Un tercio de la jornada laboral es utilizado para buscar información necesaria para realizar el trabajo del día a día, con un costo promedio anual de un 5 y un 15% de los ingresos totales de una empresa.
Con un apropiado sistema de gestión documental, estos costos se podrían reducir significativamente. PriceWaterHouseCoopers estima que pueden disminuir entre un 60% y un 80%.
“Ordenar y clasificar documentación que habitualmente se encuentra disgregada y desorganizada, recordar fechas y acciones, como renovaciones yo vencimientos”. Dice Ubaldo Taladriz, Gerente General de empresa EXE y director de Chiletec, Asociación de Empresas Chilenas de Tecnología. Evitar la pérdida y deterioro de un documento importante, organizar las interacciones con empleados, proveedores y clientes, y compartir el conocimiento con ellos.
Pese a esto, existen ciertos mitos que hacen que las pymes no incluyan en sus operaciones este tipo de tecnologías, un mito común entre éstas es que su tamaño no requiere de la utilización de un sistema de gestión documental. Si los dueños de pymes no hagan un lista de los costo de copia, archivar y transferir documentos, no tendrán la necesidad de incorporar tecnologías. Se estima un promedio de 19 copias por documentos, en un año una mediana empresa imprime y copia mas de 25.000 páginas.