La gestión documental experimentó un importante cambio en los últimos años, debido a que gran parte del material de las empresas e instituciones gubernamentales, pasaron de un soporte físico a uno digital o electrónico. Un proceso que no solo incluyó datos e información, sino que también incorporó métodos y formas de trabajo.
En Exe han iniciado estudios e investigación para encontrar soluciones a los nuevos desafíos que aparecen en el área de la gestión documental. Conceptos como digitalización, interoperabilidad documental, visualización de datos y aplicaciones para el trabajo colaborativo marcan el actual trabajo de la empresa, que cuenta con un Centro de Investigación aplicada en Tecnologías de la Información, focalizado en el estudio, desarrollo y transferencia efectiva de herramientas tecnológicas en torno a ejes estratégicos de interoperabilidad, lo que permite a sus clientes acogerse al incentivo tributario para la inversión en I+D de la Ley 20.241.
MÚLTIPLES APLICACIONES
Ubaldo Taladriz, gerente general de esta empresa, explica que la investigación y desarrollo son parte importante de las bases de la compañía, por lo que el centro de investigación nació como una forma natural de formalizar prácticas instaladas en la empresa desde su creación. “En nuestro ADN está el I+D, y hoy investigamos formas de extraer y clasificar automáticamente porciones de información, como párrafos de un documento”, explica.
Las aplicaciones son innumerables, asegura Taladriz. Dice que la extracción de información legal de los documentos, por ejemplo, puede ser derivada a abogados o que se pueden identificar datos relevantes de algún producto comprado, como el lugar donde es vendido o sus procesos producción”, comenta.
En el centro también se desarrolló la plataforma EXEDiscover, que permite a los usuarios –básicamente empresas- explorar y buscar información basada en Big Data.
“Hablamos de un espacio de descubrimiento de información visual, que provee un repositorio, que permite capturar datos de distintas fuentes de negocio, redes sociales y/o bases de datos públicas, con el fin de responder preguntas del negocio y de descubrir escenarios no visualizados, es decir, realizar preguntas que hasta el minuto no se estaban haciendo”, señala.
TRABAJO CON GOBIERNO
Una de las experiencias más destacadas de Exe ha sido su colaboración con el sector público, donde se convirtieron en el principal actor de la gestión documental electrónica en los procesos de digitalización del Gobierno. En esta área explican que Chile es un referente para el resto de America Latina, pero que aún queda espacio para optimizar procesos.
En Exe buscan que esta experiencia sea replicada al mundo privado, al menos en el mediano plazo, por lo que están realizando las investigaciones necesarias para aplicar sus tecnologías a los requerimientos del mercado.
“Nuestra trayectoria como el principal actor de gestión documental electrónica en los procesos documentales de gobierno, con EXEDoc, la hemos aprovechado para diseñar soluciones que sean aplicables a las empresas”, argumenta Ubaldo Taladriz.
GRANDES POSIBILIDADES
Para Taladriz, una de las ventajas del mercado chileno es que existe una cantidad importante de clientes que están interesados en adquirir nuevas soluciones que mejores los tiempos de trabajo y que automaticen estos procesos.
“Trabajamos con empresas que poseen una preocupación permanente por mejorar le eficiencia a través de la gestión sistemática de sus procesos de negocio y que encuentran un traba en la gestión documental o en las tareas manuales, como firmas manuales o electrónicas, entre otras labores”
Para realizar esta colaboración, en Exe han creado una arquitectura de solución denominada Document Process Management, que integra el Backoffice de las empresas.
“Todas las organizaciones poseen procesos de negocio, muchos de los cuales se basan en procesos documentales y tareas manuales. El DPM implementa flujos documentales, los enlaza adecuadamente y de manera sencilla con los procesos de negocio existentes, permitiendo la operación y la disponibilidad de nuevos servicios documentales”, concluye Taladriz.
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